La réunion n’est pas aujourd’hui un mot assimilé à un moment de plaisir.
La réunion est assimilée de tunnels de réunions, de réunionite.
La réunion est pourtant et surtout, un outil très efficace pour acter des décisions et faire avancer des projets.
L’objectif est donc de se réunir moins, mais mieux.
Comment faire une bonne réunion ? Comment se réunir moins, mais mieux ?
Une réunion mettre en action le collectif, une équipe.
Voici les 7 règles pour faire des réunions efficaces.
L’importance de rechercher l’assurance psychologique.
Règle #1 : Ne faire que des réunions NÉCESSAIRES
Comment savoir si une réunion est NÉCESSAIRE ?
En se posant les deux questions suivantes :
- Est-il indispensable de se réunir pour recevoir ou passer l’information souhaitée ou prendre cette décision ?
- Cette réunion, pourrait-elle être remplacée par un outil digital (visio, Slack, mail …)
En répondant à ces deux questions, vous serez si vous avez besoin de vous réunir et si oui, dans quel but.
Règle #2 : Inviter les bonnes personnes.
Avant chaque réunion, posez-vous la question :
Est-ce que j’invite UNIQUEMENT les bonnes personnes ?
On n’invite personne par défaut.
On ne fait pas de présentiel.
Chaque personne conviée doit soit avoir un rôle, soit apporter un savoir.
Limiter une réunion aux personnes qui ont un rôle précis ou un savoir.
Animer une réunion de 25 personnes, est-ce vraiment nécessaire, est vraiment efficace ?
Règle #3 : Annoncer clairement l’objectif de la réunion.
Même si cette règle paraît évidente, très souvent il n’est pas correctement défini.
Quel est l’objectif de cette réunion ? Pourquoi je me réunis ?
« Cette réunion a pour objectif de « X ». Elle dure X minutes et est structurée de la manière suivante : 15 minutes sur le sujet A, 20 minutes sur le sujet B (…). Quelles sont vos attentes supplémentaires dans cette réunion ? »
Soyez radical. Si ce n’est pas clair, comment voulez-vous que la réunion soit
Efficace ?
Une fois que l’objectif est clairement défini, l’écrit en gros, sur un support visible de tous (paperboard, tableau blanc…).
Une fois écrit, la personne la lit à haute voix devant tout le monde.
Règle #4 : Attribuez 3 rôles en début de réunion !
N’hésitez pas à les changer à chaque nouvelle réunion.
L’animateur : Il modère les débats et s’assure que l’on est en chemin vers l’objectif.
Le scribe Sa mission est la prise de note et la rédaction du compte-rendu.
Le maître du temps
Il s’assure du respect des délais. D’où l’importance de sujets à durées prédéfinies.
Règle #5 : Pas + de 45 minutes !
Réduisez vos temps de réunions. Le dernier quart d’heure est souvent de trop.
Une courte réunion oblige à arriver à l’heure, être focus sur l’objectif à attendre et ne pas rentrer dans des tunnels de réunions interminables.
Mettez un minuteur dans la salle de réunion et sectionner ses 45 minutes en quart d’heure avec prise de décision.
Votre efficacité en sera décuplée.
Règle #6 : Pas + de téléphone !
Installer un parking à téléphones portables dans chacune de vos salles de réunion.
Pas de distraction, on se concentre sur l’objectif du jour !
Le téléphone déconnecte les participants du sujet et l’on perd le focus.
On a besoin de l’attention de chacun pour être le + efficace et productif possible, un temps donné !
Règle #7 : On partage l’information !
Toute bonne réunion se termine par un CR de ce qui a été acté.
Le partage des informations, des décisions prises et du plan d’actions sont essentiels.
Cela permet d’avoir un document qui fait foi, transmis à chacun.
À partir de là, chacun à la responsabilité de ses actions à venir.
Un CR est envoyé dans l’heure qui suit la réunion et prend en compte une Next step.
Pourquoi appliquer ces règles ?
Changer la vision que l’on a des réunions et y prendre plaisir au lieu de la subir.
Diminuer de -20% son temps passé en réunion
Une réunion réussie est une mise en actions !
Essayer et l’on veut bien vos avis. Ces règles sont simples. Le succès de vos réunions est de les mettre en action !!!
Good Luck et bonne réunion !
